Jakarta. Di sini penulis ingin memaparkan tentang jabatan fungsional yang bernama Account Officer yang dijalankan sehari-hari oleh teman-teman di CGK, DPS dan mungkin di SUB juga ada. Tulisan ini hanya sekedar menginformasikan tentang apa-apa saja yang dikerjakan oleh seorang Account Officer (AO), khususnya di CGK. Karena penulis adalah mantan AO yang pernah handle Japan Airlines, Business Air Centre dan Thai Airways, juga monitor China Airlines dan China Southern Airlines. Pastinya tulisan ini ada kekurangan yang belum disampaikan, atau bahkan mungkin ada hal-hal yang tidak dilakukan oleh AO lainnya, semua tergantung fungsi manajemen para Airlines tersebut.
Suatu saat penulis pernah mengikuti assesment test sekitar tahun 2011 oleh Direktur Operasi dan VP Personalia. Saat ditanya posisi apa sekarang, dijawab oleh penulis posisi sebagai AO atau Account Officer. Sang Direksi bertanya kembali, apa itu AO? tugasnya apa? Sebelum penulis jawab, VP Personalia langsung menjelaskannya. Saat itu penulis merasakan bahwa struktur jabatan operasional belum diketahui semua oleh Direksi. Hal ini bisa terjadi karena yang dilihat atau terkesan bahwa struktur jabatan adalah yang ada secara umum yang biasa menangani Garuda, yaitu Supervisor, Duty Manager (Kadin) dan Manager.
Juga saat berbincang dengan seorang pejabat struktural mengenai syarat pengisian sebuah jabatan Senior Manager di antaranya adalah pernah sebagai Duty Manager. Dan AO dianggap level di bawah Duty Manager sehingga belum memenuhi syarat pengisian posisi Senior Manager.
Di sinilah akhirnya, penulis ingin memberikan kajian analisis mengenai kedua jabatan tersebut, yaitu AO dan Duty Manager (Duman)/Kadin dengan tujuan agar dapat diketahui bersama, baik oleh pejabat manajemen maupun karyawan yang bukan dari unit MPA.
Untuk unit penanganan Maskapai Asing (MPA) adalah berbeda strukturnya. Struktur di MPA adalah Supervisor, Account Officer dan Manager. Setiap maskapai asing dipasanglah satu AO. Lalu, di mana Kadin? Atau apakah sama AO dengan Kadin?
Secara organisasi perusahaan, level jabatan supervisor dan AO adalah sama, gradenya sama, tunjangan jabatan sama. Namun di lapangan, tugasnya berbeda. Secara tidak tertulis, untuk menjadi AO harus melewati tugas sebagai supervisor. Karena fungsi AO adalah sebagai penjembatan antara Manajemen Gapura dengan Customer (Airlines). AO berperan ganda atau bisa disebut kaki AO ada di dua pihak. Satu kaki sebagai wakil manajemen Gapura kepada airlines, dan kaki satunya sebagai wakil airlines kepada manajemen Gapura.
Di sisi operasional, fungsi AO dapat disebut Penjamin Kualitas Pelayanan. Maksudnya, AO monitor semua aktivitas mulai dari persiapan penerbangan di kantor airlines, persiapan open flight baik di area check-in counter, boarding gate dan ramp side. Monitoring proses handling semua sisi, baik landside maupun airside, hingga proses kedatangan berupa immigrasi, bagasi, dan lost n found. Memastikan setiap bagian tersebut terpenuhi kebutuhan operasionalnya baik ketersediaan supervisor, staff pasasi, staff ramp, porter, cabin cleaner, GSE dan operator.
Selain perihal quality, seorang AO juga harus memahami perihal safety and security. Bahkan mengetahui tentang dokumen cockpit, seperti flightplan, loadsheet, notoc dan lainnya. Aplikasi slottime yang baru-baru diterapkan oleh Airnav pun harus bisa menggunakannya, menghindari pesawat tidak dapat ijin berangkat oleh Briefing Office (BO) karena salah input data. Reporting setiap flight baik harian dan bulanan pun dilakukan. Bahkan jika insiden di arpon, AO lah yang menyampaikan terlebih dahulu ke pihak airlines sebelum mendapat kronologi dari unit apron.
Secara detail meski tidak sempurna, paling tidak gambaran tugas-tugas antara AO dan para Kadin dapat dilihat di gambar berikut.
Maka penulis beranggapan fungsi AO berdasarkan matrix di atas sudah seperti halnya fungsi Manager Operasi Cabang Kelas 3 yang memonitor seluruh kegiatan operasional. Makanya AO jika dipromosikan sebagai Kadin Terminal atau Kadin Apron maka mereka bisa masuk ke dua unit tersebut.
–arief-
